Toplantılar, günlük iş hayatımız da “gerçek işin” bir parçası olma gerekirken toplantıların yoğunluğunda dolayı bir çok kişi toplantı yapmaktan “gerçek işini” yapamaz hale geliyor. İş yaşamınızda toplantılar, işinizin bir parçası gibi değil de işinizi yapmanızı engelleyen bir durum haline geldiyse mutlaka bir şeyler düzeltilmelidir. Toplantılarınızı etkin bir şekilde yöneterek hem paradan hem de zamandan tasarruf edersiniz. Böylelikle asıl işinize odaklanma konusunda zorlukları ortadan kaldırabilirsiniz.
1. “Gerçekten gerekiyorsa toplantı yapın!”
Amacımıza ulaşmak için gerçekten bir toplantı yapmak gerekiyor mu? Birkaç e-mail yazışması veya birkaç telefon görüşmesi yaparak halledilebilecek işler için toplantı düzenlenmesi uygun değildir. Mail ve telefon yolu ile de durum çözülmediyse iş arkadaşınızın yanına gidip birlikte ufak bir çalışma ile amacınıza ulaşmanız mümkündür. Bu yöntemlerin hiçbiri yararlı olmuyorsa toplantı düzenlemekte fayda vardır.
2. “Toplantının zaman ve para hesabı iyi yapılmalıdır.”
Toplantıdan beklediğiniz değere karşılık toplantının sizden alacağı zaman ve para hesabını iyi yapmalısınız. Eğer toplantının size getirisinden çok götürüsü oluyorsa böyle böyle bir durumda toplantıyı yapmamak en doğru karar olacaktır.
3. “Toplantıya sadece toplantının konusu ile alakalı kişileri davet edin.”
Toplantı düzenlerken herkese kutlu olsun, toplantıya ne kadar çok kişi katılırsa o kadar iyidir diye düşünmemek gereklidir. Toplantılara sadece konuyla alakalı çalışmalar yapabileceğimiz arkadaşları davet etmemiz gerekiyor. Çoğu kişi bir saatlik toplantının bir saat harcadığını düşünür. Bir saatlik toplantının süresi aslında toplantıya katılan kişi sayısı ile ölçülür. Kişi sayısı ile toplantının zamanı çarpıldığında ne kadar süre toplantı yapıldığı ortaya çıkar. 8 kişinin katıldığı bir toplantı toplamda 8 saat harcar veya 10 kişinin katıldığı bir toplantı toplamda 10 saat harcar. Hesaplanan bu süreyi saatlik ücretinizle çarptığınız zaman yanlış yönetilen bir toplantı maliyetinin ne kadar hızlı arttığını görebilirsiniz. Bu yüzden toplantı maliyetini minimumda tutmak için toplantıya sadece gerekli kişiler davet edilmelidir.
4. “Toplantının amacı açık bir şekilde belirtilmelidir.”
Toplantılar çoğunlukla yeni fikirler üretmek, bilgi toplamak veya bir karar vermek için yapılır. Başarılı bir toplantının mutlaka net bir gündemi ve sonrasında elde edilmek istenen bir amacı olmalıdır. Bir konu için bir amacınız yoksa toplantıya da ihtiyacınız yok demektir. Toplantının amacı açıkça belirlenmeli ve bu amaçtan hiçbir şekilde sapılmamalıdır.
5. “Toplantıdan önce hazırlık yapın.”
Toplantı öncesinde, toplantıya katılacak kişilerle bilinmesi gereken bilgiler paylaşılmalı ve katılımcılardan talep edilecek bilgileri varsa toplantıdan önce hazır olmasını istemeliyiz. Yeni bir anlaşma ile ilgili yapılacak toplantıda önce gerekli bilgiler tüm katılımcılarla paylaşılmalıdır. Katılımcılar toplantıdan önce konu hakkında fikir sahibi olacağından dolayı karar verme aşaması daha hızlı olacaktır. Toplantının verimli geçmesi ve daha hızlı sürede tamamlanmasını sağlamak için uygulanan en önemli yöntemlerden birisi toplantıdan önce hazırlık yapmaktır.
6. “Toplantı gündemi dışında birşey ile ilgilenmeyin .”
Toplantı sırasında toplantıya odaklanmanızı önleyecek işlerle(mail, sms, internet vb.) uğraşmak küçük çok fazla dikkat dağınıklığına sebep olur. Yapılan araştırmalar toplantılarda bilgisayar veya telefon kullanan kişilerin her 10 dakikada bir dikkatinin dağıldığını ortaya koymaktadır. Bunun önüne geçilebilmesi için toplantı süresince telefonlar kapalı olmalı ve bilgisayarlar gerekmedikçe kullanılmalıdır.
7. “Zamanında başlayın ve zamanında bitirin.”
Geç başlayan ve genç bir tane toplantı var hem sizin hem de diğer katılımcılarının zaman planlarını altüst eder. Bu kuralı uygulayabilmek için net saat belirtilmelidir. Toplantı yapılamayacak bir saate ayarlanmamalıdır. Toplantı saati tüm katılımcılar için uygun bir saat olarak belirlenmelidir.
8. “Toplantıları mümkün olduğunca kısa tutun.”
Bir toplantı için ideal bir toplantı süresi uzunluğu yoktur ve toplantı süresi toplantının amacına bağlıdır. Ancak 30 dakikayı geçmeyen toplantılar en idealidir. Uzun vadeli ve önemli kararlar için toplantılar yapıyorsanız daha uzun toplantılar planlayabilirsiniz. Ancak her toplantının bir zaman sınırı olmalıdır. Bu sürede sonuçlanmayan konular için farklı bir toplantı planlayın.
9. “Toplantı özeti ve aksiyon planı çıkartın.”
Toplantılarda alınan kararlar gerçek bir işe dönüşmedi sürece hiçbir değeri yoktur. Bu nedenle toplantıda alınan kararları özetleyin ve herkesin aynı fikre sahip olduğundan emin olun. Toplantı özeti detaylı bir toplantı raporlar halinde hazırlanabilir. Ancak çoğunlukla alınan kararların maddeler halinde listelendiği bir mail ile katılımcılara gönderilmesi yeterlidir. Alınan kararların net ve açık bir şekilde yazılması, kimin hangi aksiyonları alacağı ve ne zamana kadar tamamlanması gerektiği açıkça belirtilmelidir.
Bir yanıt yazın